В наше время, офисные переезды чаще всего сравнивают с пожаром. Существует несколько очень важных моментов, которые должен знать и учитывать каждый организатор офисного переезда.
Иногда приходит время, когда фирма должна сменить свое помещение по различным причинам. Кто-то находит новые и очень комфортные условия с выгодным местоположением, вторые расширяются, а у некоторых могут возникнуть финансовые затруднения.
Компания «Атлант» — это, пожалуй, одна из самых известных и надежных компаний города, которая предоставляет Разнорабочих в Барнауле
Офисный переезд: организация
Существует несколько очень важных моментов, которые обязательно нужно взять во внимание при офисном переезде:
- Необходимо поставить в известность всех работников организации о скором офисном переезде. Уточнить им дату переезда, чтобы они смогли заранее подготовить и собрать свои вещи, офисные принадлежности.
- До начала сборов офиса необходимо съездить на новое место. Такое решение поможет создать план по размещению своих сотрудников, а также расстановке мебели в помещении. Обзор подъездных путей для выгрузки мебели тоже даст положительные результаты и облегчит переезд в новый офис.
- При переезде офиса невозможно обойтись без составления точного плана с описанием всех этапов переезда. Составьте список работ, которые необходимо выполнить при переезде, вещей, которые нужно перевезти, назначьте ответственных сотрудников за переезд. Если офис достаточно большой, пусть ответственными за переезд будут назначены сотрудники, по одному из каждой комнаты, и дополнительно человек, ответственный за сбор коридоров и общий сбор офиса. Такие люди должны будут контролировать не только сбор вещей и выезд из освобождаемого помещения, но и заезд в новый офис, расстановку мебели и офисных принадлежностей, организацию рабочих мест сотрудников на ответственном участке.
- Позаботьтесь о том, чтобы у ваших сотрудников было достаточно коробок, пакетов и другой тары для упаковки всех необходимых вещей. Установите им конкретные сроки, к которым должны быть собраны все вещи. Также расскажите, каким образом необходимо маркировать и упаковывать вещи в коробки.
- По прибытию в новый офис разнесите коробки и пакеты, исходя из маркировки, по соответствующим комнатам. Не забудьте, что до этого необходимо, чтобы вся офисная мебель, оргтехника были уже расставлены и подключены. Дальше распаковкой и размещением офисных принадлежностей будут заниматься уже сами сотрудники.
- Помимо этого, во время офисного переезда нужно сообщить всем своим клиентам новый адрес и номер телефона, чтобы избежать неловких ситуаций. Не забудьте сменить адрес и телефоны на сайте компании, других рекламных материалах.
Офисный переезд – особая специфика
Офисный переезд, помимо больших хлопот, имеет и положительные стороны: когда идет упаковка вещей, можно найти очень много не нужных и устаревших принадлежностей, бумаги, документов, которые в новом офисе будут занимать лишнее место, да и попросту давно уже не нужны. Если таковые вещи будут находиться – смело выбрасывайте их в мусор, вам они на новом месте точно не понадобятся. Правда, если речь идет о сломанной и нерабочей технике – посоветуйтесь с сисадмином или с бухгалтером, так как подобную технику нужно будет списать с баланса.
Офисный переезд и упаковка вещей
Главной задачей при офисном переезде является доставка всех необходимых вещей в целости и сохранности. Упаковка каждой вещи имеет очень большое значение, так как от этого зависит сохранность имущества. Например, в картонные коробки можно с легкостью уложить книги, различные документы, а также предметы интерьера и малогабаритные вещи. Для защиты корпусной мебели нужно использовать специальные уголки из пенопласта, а для перевозки мелких и хрупких вещей потребуется специальная пленка, в которую вещи можно завернуть. Обязательно необходимо подписать каждую коробку, указать номер комнаты и перечень вещей, что в ней находятся. Оргтехнику же лучше упаковать в свою родную коробку (если таковая еще сохранилась), также не забудьте туда упаковать все необходимые провода. Заказывая офисный переезд в нашей компании, вы можете быть уверены в том, что все вещи будут грамотно и надежно упакованы.
Кто будет выполнять офисный переезд
Следует понимать, что к офисному переезду не рекомендуется привлекать посторонних людей, а также своих сотрудников. Речь здесь идет не о сборке и упаковке личных офисных вещей, а о погрузке крупногабаритных вещей, мебели, офисной техники и т.д. Причиной этому является как создание возможного беспорядка в вещах и коробках по прибытию на новое место, так и возможность нанесения материального ущерба фирме при неграмотной транспортировке вещей. Также немаловажным фактом является то, что неквалифицированные «грузчики» могут попросту оказаться в больнице с травмой после попытки переноски тяжелого груза.
Тонкости офисного переезда
До начала офисного переезда стоит особенно внимательно отнестись к наличию в новом помещении всех средств связи, а также других коммуникаций. Если на новом месте расположения офиса коммуникации еще не готовы (не проведен интернет, телефоны не подключены), стоит подождать с переездом. Работы по подключению офиса к интернету могут быть затянуты на неделю, поэтому все следует разузнать заранее.
Также мы рекомендуем тщательно проверить сантехнику на исправность. К сожалению, в наше время краны, душевые кабинки, сливные бачки унитазов очень часто выходят из строя из-за некачественных материалов. Если вы въезжаете в офис, который уже арендовала другая фирма, проверить сантехнику не будет лишней предосторожностью.
Также, въезжая в новый офис, следует обратить внимание на состояние ремонта, узнать, не требуется ли провести какие-либо косметические работы по улучшению интерьера.
Также нужно быть готовым к тому, что офисный переезд может занять достаточно большое количество времени. Все зависит от размеров офиса, количества вещей, готовности нового места, а также от грамотного планирования и просчета переезда.
